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各类报销流程
添加时间:2017-07-15

   

各类报销流程

一、票据的相关规定

(一)票据基本要求

1.从外单位取得的报销单据必须是税务发票(火车、飞机、汽车、轮船及部分交通票据除外),或者是行政事业性资金往来结算票据专用票据,并且票据合法、内容完整。

2.各种发票须印有税务监制章,收据、资金往来结算票据须印有财政监制章,以及签发单位的财务专用章或发票专用章或收费专用章,填制人或收款人的签名。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的,可由当地税务部门代开,开出的发票必须加盖开票税务机关的印章。

3.报销发票、收据必须写清楚接受凭证单位名称(注意应写“桂林电子科技大学”);填制凭证的日期;经济业务内容、数量、单价和金额等。金额数字不得涂改,大小写必须正确、相符。凡是金额有错误的原始凭证,必须由开出单位重新开具,不得在原单据上更正。文字和数量有错误的,可以由开出单位更正,更正处必须加盖出具单位的公章。

4.自2017年7月1日起,除电话费、车船费、出租车等不能打印单位名称的发票,以及卷式增值税普通发票和手工发票等没有可以填写纳税人识别号地方的发票外,增值税普通发票必须同时具有名称(桂林电子科技大学)和纳税人识别号(45030049867145X)。

5.自2017年7月1日起,在购买商品时取得的发票,须按照实际购买情况如实开具(例如,不能笼统的开具“办公用品”、“食品”),如需开具汇总办公用品、食品、宣传品、印刷品等发票,必须附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖发票专用章。百货大楼、商场、超市购买商品不允许二次开票,报销时需提供收银台显示的购物明细清单小票。

6.各类旅行社开具的发票不得作为学习、培训、会议、考察、调研等活动的报销凭据。

7.遗失原始凭证报销的要求

原始发票或收据不慎遗失或损毁,如情况特殊,需办理以下手续后方可凭发票或收据复印件报销(退款)。

(1)须取得原开票单位出具发票或收据存根联或记账联的复印件(须注明复印件与原件相符),并加盖原开票单位发票专用章或财务专用章。

(2)由当事人写出遗失票据的情况说明,书面承诺原始发票或收据未在任何单位报销或退款,经所在单位(部门)负责人或相关职能部门负责人审核签署意见确认,并加盖单位公章,方可作为报销单据。

(3)10万元以内票据复印件报销(退款)需财务处负责人审批;10万元及以上票据复印件报销(退款)需报主管财务的校领导审批;

(4)因票据复印件报销而引起的经济或法律责任,由经办人自己承担。

8.出差车船票、飞机票不慎遗失原则上不允许报销。确需报销的须由当事人写书面说明情况(若是参加会议,须附上会议通知,乘坐飞机的附登机牌),说明所乘坐的车次、轮班、航班以及票价,经两人以上(含两人)同行人员证明,(没有同行人员的,由知情人证明),并由所在单位(部门)负责人签署意见和财务处主管领导签字后才能作为报销依据。遗失火车票比照同程火车硬座票价,遗失飞机票比照同程火车硬卧票价的标准给予报销。(凡遗失双程票的,不予报销。)

(二)票据粘贴要求

1.为了提高报账工作效率,便于会计凭证的装订及保管,面积过小(面积小于 13CM× 10CM)的原始凭证(如车票)应根据《桂林电子科技大学原始票据粘贴单》的要求,按阶梯状分类整齐地在粘贴单上粘贴好。

2.《桂林电子科技大学报销单》上的单据张数和金额等交财务处报账时不得有涂改现象。

3.根据“一事一报”的原则,不得将单据不加区分地混合粘贴在一张粘贴单上。

二、报销手续的一般规定

1.报销采用网络报账系统,登录财务处主页进入“财务处综合平台”,选择“网络报账”,根据填列要求操作,完毕打印《桂林电子科技大学报销单》,并找相关领导人签字。

2.办理报销业务必须按规定取得或填制合法、有效的原始凭证。对不合法、不完整的原始凭证,财务处有权拒绝办理。

3.为了保证会计核算及时、正常进行,当年取得的报销凭据(以报销凭据上的日期为准),原则上当年报销;最迟不能超过取得凭证后一年,过期票据不予报销(读博期间、公派出国期间票据不在此列)。如有特殊原因,以不超过经费立项起止期间为限(过期票据每次报账须持立项通知书为佐证)。立项前发生的费用不予报销。

4.同一批经济业务的报销凭证应合并核算,不得人为拆分。报销金额达到一定额度,根据《桂林电子科技大学校级领导经费审批管理规定(修订)》(桂电财〔2015〕28号)规定,须经校领导审批的,必须由校领导审批签字后予以报销。

5.报账所需的全部凭证包括:需要报销的有关发票、收据、单证;购置固定资产的,还须有国资处填制的固定资产验收单;按规定要经审计的须有审计单;报销差旅费的,需填制差旅审批单:外出参加会议的须有会议通知;外出进修和学习的须有经有关部门批准的学习通知,方可办理报账。

6.报销各种购物、印刷、修缮等发票、收据,属于转账给不同公司的要分条录入转账单位信息;属于公务卡结算的,应在公务卡信用额度内消费,并须取得消费发票等财务报销凭证和持卡人消费签名的消费交易凭条(刷卡POS机打印的小票及复印件)。

7. 借款必须由借款人本人到财务处办理,不能委托他人代办。要求一事一单,前账未清,后账不借。

8.各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写,做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位。

9.各类开支报销须有经办人、证明人(或验收人)、审批人签字,经办人、证明人(或验收人)、审批人不能同为一人。审批人对所审签票据的真实性、合法性负责。

10.通过内部转账结算办理报销手续时,除填制内部转账单外,还需附上相应、完整的原始单据,并按规定程序办理审批手续。为严格执行财务制度和规定,通过内部转账办理的支出内容,必须是与各单位(部门)业务相关的且是真实发生的,严禁通过内部转账用公款办理个人消费。

11.发放给个人的劳务费、补贴等,原则上通过银行转账到个人银行账户上。

三、具体报销注意事项

(一)差旅费报销

1.按《关于印发广西壮族自治区本级党政机关国家机关差旅费管理办法的通知》(桂财行〔2014〕30号)、《关于印发广西壮族自治区本级党政机关国家机关差旅费管理办法补充规定的通知》(桂财行〔2014〕86号)、关于印发《桂林电子科技大学差旅费管理办法》的通知(桂电财〔2014〕66号)和关于印发《桂林电子科技大学差旅费管理办法补充规定》的通知(桂电财〔2015〕27号)规定,经规定程序审批后方可报销。

两人以上的出差,须一齐报销。

2.报销开会、学习、培训的差旅费时,须有举办单位开具并加盖公章的开会、培训的通知(函),所交的会议费、会务费、培训费等费用与通知书上标明的相符,并与差旅费用一起报销。如没有派人参加会议,单独报销会议费、会务费、版面费等,所在单位须出具加盖单位公章的情况说明书,所交的费用与会议通知书上标明的相符。

3.住宿费发票请写明住宿天数,如发票无法注明,请提供住宿单位开具的住宿清单。

4.出差人员出差,按最短路线出行,如无故绕行的只能按最短路线票价报销;虽没有绕行,但已超出出差(或开会)目的地,只能按出发点到出差(或开会)目的地的票价报销。

5.国际机票报销:

(1)境内购买须提供加盖中国民航发票专用章的“国际航空运输电子客票行程单”并附登机牌。

(2)境外购买须提供电子行程单并附登机牌,电子行程单上无机票款需提供支付机票款的付款凭据等证明材料。

6.报销退票费或改签费时,须经本人写明退票原因,确因公务原因并经单位主管领导或经费负责人审批和财务处主管领导签字后方可报销。

7.对于无时间、起止地点等具体票面信息(比如定额)的车票,以车站的汽车票价格进行折算(按就低不就高原则)。

(二)承办会议费用报销

1.举办会议应当按照《关于印发广西壮族自治区本级会议费管理办法的通知》(桂财行〔2014〕2号)和《关于印发广西壮族自治区本级会议费管理办法补充规定的通知》(桂财行〔2014〕87号)规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。举办会议优先利用本单位会议场所,确需租赁会议室的,应选择定点饭店开会。

2.会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。我校主办或承办的会议一般属于三、四类会议,按会议费综合定额标准控制数以内结算报销。

3.会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据作为报销原始凭证。

4.各单位会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

(三)举办培训费用报销

1.举办培训应当按照《关于印发广西壮族自治区本级培训费管理办法的通知》(桂财行[2014]26号)和《关于印发广西壮族自治区本级培训费管理办法补充规定的通知》(桂财行〔2014〕88号)规定执行。

2.培训费开支范围包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。

3.培训费报销时应当提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等作为财务记账时的原始凭证。

4.各单位支付讲课费、小额零星开支以外的培训费用,应当按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行,采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付。

(四)公务接待费报销

1.公务接待必须有预算安排,报销时根据关于印发《桂林电子科技大学国内公务接待管理规定》的通知(党办[2015]1号)有关规定办理报销。

2.接待公务来访人员前,接待单位持来访单位公函按要求填写《桂林电子科技大学国内公务接待审批单》,履行报批手续。接待单位要严格按照审批内容开展公务接待活动,不得超标准接待。公务接待活动结束后,接待单位凭公务接待审批表与接待清单、派出单位公函或邀请函、财务票据办理有关报销手续。

3.接待费资金支付严格按照有关规定执行,应当采取公务卡方式或者银行转账方式结算,不得以现金方式支付。

(五)因公出国(境)业务及外汇报销

1.因公出国(境)经费报销按《关于印发广西壮族自治区因公临时出国经费管理办法的通知》(桂财行〔2014〕27号)规定执行,必须有出国经费预算才能开支,从科研经费开支的,经科技处领导和分管校领导签字同意后方可报销。

2.报销时填制差旅费报销明细表,附上经审批的《因公出国(境)审批表》或区政府批件,对方邀请函或会议通知,除上级主管部门有明文规定可持因私护照出国(境)的情况外,严禁报销持因私护照出国(境)发生的费用。

3.出国人员在国外所开支费用票据如是外文的,需单独翻译成中文,由翻译人员签字并加盖单位公章,票据背面由所在单位经费项目负责人或单位负责人、验收人、经办人共同签字。

4.可以报销的费用:国际机票发票需提供行程单、国际机票(附登机牌)、国际车票、住宿费、会议费、注册费、国外城市间交通车费,其他票据不能报销,不需提供;

5.以外币计价的发票,能提供当时银行外汇兑水单的,按水单兑换率折算;不能提供当时银行外汇兑水单的且发票上又没写明日期的,按中国银行公布的外汇牌价中间价折算成人民币报销。

(六)职工探亲路费报销

职工报销探亲路费时,当事人将票据按相同事项归类粘贴在粘贴单上,并填写好《原始单据报销单》,经单位负责人和学校人事处审批后,到财务处办理报销业务。

1.一年一次探亲(含职工读博每年一次探亲)乘坐火车的,不分职级,一律报销硬席座位费。年满50周岁以上,连续乘坐火车满36小时以上的,可报销硬席卧铺票。

2.乘坐轮船的报四等舱位,或比统舱高一级舱位费。

3.乘坐长途公共汽车及其他民用交通工具的,凭票按实报销。

4.探亲途中的市内交通费,可按起止站的直线公共电车、汽车、轮船费凭票报销。乘坐市内出租车的开支不予以报销。

5.职工探亲路费不能报销飞机票,因故乘坐飞机的可按直线车、船票价报销。

6.已婚职工四年一次探望父母的往返路费,报销探亲车船费,按最短路程报销火车硬卧票、轮船三等舱位票及公路汽车票,在本人标准工资(职务工资+津贴)30%以内的由本人自理,超过部分由单位报销。

7.职工探亲往返途中,限于交通条件,必须转车、转船并在中转地点住宿的,按出差标准报销一晚住宿费。

8.职工探亲期间的伙食费、行李物品托运费、寄存费、订票费等开支均不予以报销。

9.探亲只有单程票的,只能报销单程票。

(七)物品购置开支报销

1.一般用品开支报销

购置一般用品开支报销应取得购物发票,并按规定办理验收和审批手续后才能报销。

2.仪器设备类(含软件):

(1)单价<1000元,在“网报系统”中填写“物资清单”,直接到财务处报销。

(2)单价≥1000元,作为固定资产录入学校资产管理系统,国有资产管理处开具《仪器设备验收、领用单》,打印固定资产卡片和条码标签。然后到财务处报销。

3.家具类:

(1)单价<500元,且批量金额<10000元(同种家具),在“网报系统”中填写“物资清单”,直接到财务处报销。

(2)单价<500元,且批量金额≥10000元(同种家具),作为固定资产批量录入学校资产管理系统,国有资产管理处开具《家具验收、领用单》,打印条码标签。然后到财务处报销。

(3)单价≥500元,作为固定资产录入学校资产管理系统,国有资产管理处开具《家具验收、领用单》,打印条码标签。然后到财务处报销。

4.仪器设备(家具)维修支出:

(1)单台设备(家具)单次维修价格<500元,在“网报系统”中填写“物资清单”,直接到财务处报销。

(2)单台设备(家具)单次维修价格≥500元,填写仪器设备维修登记卡,到国资处设备管理科开具维修单,凭单到财务处报销。

(八)各类劳务、津贴、人员费用报销

1.发放各类劳务、津贴、补贴等均需通过薪酬系统申报(实名发放),由财务处统一发放至所得人的个人银行账户。

2.校外人员(中国公民)劳务报酬发放需要提供所得人的身份证号码。境外人员劳务报酬发放须提供所得人护照等信息,发放单位将相关人员信息录入薪酬系统中后,才能通过薪酬系统申报发放。

3.支付聘用人员、在职职工、离退休人员和学生的监考费、加班费,劳务课酬、评审费、答辩费、奖助学金、生活困难补助等人员经费须通过薪酬系统申报发放。

4.科研劳务发放时,在通过薪酬系统发放时还应注意以下几点:

(1)除有校内人员劳务预算的经费之外,纵向课题原则上不预发放校内人员劳务。

(2)横向课题在发放校内、校外人员科研劳务时,按科研经费开支的要求,由各级主管签字认可发放。

(3)2015年之前(除2014年国家基金)纵向课题发放校内、校外劳务时除按科研经费开支的要求外,还需经科技处审批方可发放。

(九)本科生实践经费的报销

1.实验教学元器件、耗材、办公用品购置费须经办人、验收人(证明人)、学院分管实践教学的领导签字后凭发票并附购物清单,按财务处有关规定进行报销。

2.实习管理费,凭实习单位的正式票据报销。如因特殊情况,确实无法取得正式票据的,以校外劳务的形式发放,但需对方开具收据交财务处备案,收据上须有对方负责人签字(附联系电话)并加盖单位公章,由实习带队教师与学生代表、学院分管实践教学的领导签字。

3.实习外聘教师酬金,按财务处有关规定以校外劳务形式报账,需经学院分管实践教学的领导签字报销。

4.实习交通费,学院集体包车运送学生的车费凭正式交通运输业发票经学院分管实践教学的领导签字报销。

5.对在农村或偏远地区实习,确实无法取得正式住宿发票的,以补助形式直接造表发放到学生银行账户。

6.参加毕业设计(论文)的答辩费、答辩老师误餐补助,由学院以补助形式造表,由学院分管实践教学的领导签字,直接发放到教师的银行账户。

7.实习结束后,带队教师应在一个月内(假期顺延),凭经费报销单据,并附学生实习经费使用情况登记表(教务处主页下载)和生产实习报账表(财务处主页下载),经学院分管实践教学的领导签字后到财务处一次性办理报销手续。

8.部分教学实践费用可直接转入学生银行账户不再进行报销。

(1)采取分散形式进行实习的专业(或学院采取集中实习方式安排实习,学生因个人原因进行分散实习的),实习结束完成实习总结,考核合格的,由学院分管实践教学的领导签字后,由财务处直接转入学生银行账户。

(2)学生集中实习的交通费、住宿费、学生毕业设计(论文)费用亦可由学院确定标准,提供实习学生名单,造学生实习补助发放表,由学院分管实践教学的领导签字后,由财务处直接转入学生银行账户。

(十)基本建设经费开支报销

1.基建经费支付是指依据基本建设工程发承包合同等进行工程预付款、进度款、竣工价款结算的活动。

基建项目的价款支付,必须严格按学校基建项目管理规定,根据设计、施工、采购等合同(协议)支付工程款。财务人员认真审核有关资料,手续齐全,方可付款。

2.按照国家有关规定,基建项目实行合同(协议)制管理,建设工程的勘探、设计、施工、设备材料的采购、工程监理都要依照法律、行政法规订立合同(协议)。各项合同(协议)要有明确的质量要求、履约担保责任和违约处罚等条款。项目归属部门应当严格按照合同约定和工程价款结算程序支付工程款。竣工价款结算一般应当在项目竣工验收后2个月内完成,大型项目一般不得超过3个月。

3.新建项目正式开工前,归口管理部门负责向财务处提供学校批准文件、立项批复文件、项目可研报告(包括投资预算书)、设计合同、中标通知书、施工合同(协议)及其他相关资料交财务处存档和备用,临时工程开工前也需将经签章的合同、协议交财务处存档和备用。资料齐全方可申请支付工程款,无合同、无协议的项目,财务处一律不得支付工程款和结算。        

基建资金使用应执行严格审批权限:所有基建项目支出(包括工程款、备料款、勘察设计费、监理费等)以及一次性管理费支出,均由分管校长审批。

4.基建项目工程款申请支付程序:

(1)由施工单位提供工程形象进度。 

(2)根据工程形象进度,先由施工单位提出付款申请(加盖公章),再由监理公司、项目归口管理部门签章。

(3)归口管理部门工程科工地代表(或经办人)负责经办并签字;工程科科长负责工程款支付审核与控制签字,然后由项目归口管理部门负责人签字。

(4)经审计处现场勘查签署该工程进度真实性并签署意见。

(5)报主管校长审批签字,20万元以上(含20万元)须经分管财务的校领导签署意见,100万元以上(含100万元)必须经校长审批。 

(6)项目资金付款,必须填写《桂林电子科技大学基建工程支付申报签审表》和《工程进度款审批表》,请款单位根据同意的付款数额开发票(报销票据必须合法、有效),该发票上必须有工地代表、基建处领导、分管基建的领导依次签字,其中20万元(含20万元)以上再经分管财务的校领导签署意见,100万元(含100万元)以上需要校长审批,待所有手续办齐后,交财务处办理转款手续,财务人员根据上述审批程序审核无误后,方可办理工程款拨付手续,进行付款。

5.建立健全财产物资入库和资产入账手续,购买设备时,坚持货到付款的原则,一般不预付货款,确需预付货款的,应在合同中进行规定,可根据合同拨付一定的预付款,预付金额一般不得超过项目当年所需资金的20%,随未完工程量的减少陆续用以抵冲工程款。建立设备物资验收制度,并充分利用设备、工程质保承诺,加强质保期内的资产管理。设备、工程质保期内发生的维修费用,由资产管理部门和维修部门经承诺方认可,尚在质保期内在质保金内抵扣。质保期满财务处根据资产使用部门提供的资产使用情况办理结算。因提供资料有误,致使在质保期内资产维修费用得不到扣回,由资料提供者承担相应责任。

6.进度款的支付额度应在招标合同书中予以注明,5万元以下或工期在30天以内的项目,一律不付进度款。进度款原则上按4:4:1:1的比例支付。即工程量达一半时付合同总价的40%,完工验收合格时付合同总价的40%,完工验收合格按规定办理完竣工决算后两个月内付10%,质保金为10%。在质量保证期满后,经基建部门鉴定无质量问题,可如数支付质保金;在质量保证期内,因工程质量问题发生的费用,用以抵扣质保金;特殊情况需要提前支付的,由主管校长审批支付。

7.施工单位水电费结算由校后勤处提供相关结算票据经施工单位认可,校财务直接从施工单位工程款中抵扣。

8.金额较小的临时性的增加项目及零星工程(原则上1万元以下),经基建处与相关单位协商并由基建处出具《工程任务结算单》进行相关结算。

对于无立项、超预算或超预算范围、无合同、无计划或超计划的,支出手续不全的,财务处不得付款。

9.基建支出必须严格执行政府财政支出的管理办法,属于政府集中支付的项目应按政府公共支出管理的相关规定办理。

10.项目归属部门在与施工单位签订合同中可以与施工单位在合同中约定按照不超过工程价款结算总额的5%预留工程质量保证金,待工程交付使用缺陷责任期满后清算;设备等的质量保证金按合同约定比例预留。所有工程的质量保证期满后,经有关部门验收合格签署意见后,按合同规定付款。

在质量保证期间,如因施工方未能及时履行保修任务,由学校另行委托第三方进行维修,维修费用从工程质量保证金中支付。

质保金申请支付程序:质保期满,请款单位按照我校提供的质保金验退表提出申请并写退质保金申请报告;参照支付工程进度款进行审批签字,待所有手续办齐后,交财务处办理退质保金转账手续,财务人员根据上述审批程序审核无误后,方可办理付款手续,进行付款。

11.支付建设项目设计费、监理费、审计费等各项服务性费用及行政性收费,必须根据合同付款,相关部门须明确按合同已完成的情况,必要时须附上验收凭据。

12.工程竣工结算:

0.5万元以上的绿化工程项目,超过1万元的修缮及工程类项目、1万元以上的服务类项目均须经审计处审核预算决算及合同。

工程项目竣工或完工一个月后(大型工程两个月)内进行验收,并将结算资料送达监理单位进行审核,如本工程无监理单位,则直接送达项目归口部门。项目归口管理部门对所送资料的完整性和真实性负责审核,根据现场实际情况对工程量进行初审,并出具初审意见送达审计处。

审计处收到送审资料后,要在一周内完成送审资料的初审,终审结果按与施工单位坚定的合同约定执行。

水电费结算原则按实结算,由后勤处负责挂表计量,对没有挂表计量的项目,结算时按总结算价的1%扣除水电费。

财务处根据经工程造价中介机构出具的项目竣工结算报告,确认项目竣工结算尾款。

13.项目进行中发生的各项预付款必须根据核定的工程进度和合同规定,由经办人员办理预付款手续,注明收款单位户名、金额、用途,由资金审批人签章后到财务处办理预付款手续,提供的合法票据应与合同和收款单位方一致。

14.票据报账规定:项目归口管理部门的经办人,在办理完成各项建设工程款项的支付手续后,应及时向对方索取合法票据并交送财务处,原则上要求经办人在申请支付下一笔建设工程款项时完成上一笔款项的票据索取并报账,工程结算款转账时需索取含质保金的全额发票,否则,财务处有权暂缓办理转账结算手续。属设备购置项目的,在按合同规定申请支付最后一笔款项时,经办人须向对方索取票据并完成固定资产入库手续后,方能办理转账结算手续。

15.发现下列任何一种情况时,基建财务人员均有权拒绝办理工程款拨付手续:

(1)收款单位与合同签章单位名称不一致而又缺少必要的法律授权手续的; 

(2)未按合同规定超工程进度或超工程造价付款的;

(3)工程施工或验收中发现重大质量问题的;

(4)项目归口部门经手人不到场,由施工单位人员直接在财务处办理工程款拨付手续的。

(十一)科研经费开支报销

1.科研经费报销按《桂林电子科技大学科研经费管理办法》(桂电科〔2015〕3号)、《桂林电子科技大学间接费用暂行管理办法》(桂电科〔2015〕4号)和相关主管部门的科研专项经费管理规定执行。

2.科研项目(含纵向科研项目、横向科研项目)立项应当编制项目经费预算,项目承担单位或个人须按照批复的项目经费预算的开支范围和标准办理支出。

3.科研经费一般不能报销课题组以外人员的差旅费、电话费等费用,如特殊情况必须报销的,由课题负责人写出申请,临时聘用该人为课题组成员,经本单位负责人签字并报科技处领导审批同意后方可予以报销。

4.纵向科研经费在项目总预算额度不超支的情况下,其分类支出需要在额度内进行预算调整的,由项目负责人提出预算调整申请(申请书需经本单位分管科研的领导签字、单位加盖公章),经科技处领导审批后,财务处方可进行调整(设备费、劳务费、专家咨询费等支出预算一般不予调增,间接费用预算支出不予调整)。

5.科研经费借款、转账、报销、劳务发放等,一次使用学校资助项目经费超过2万元(含2万元)、纵向项目经费和横向项目经费超过5万元(含5万元)的,需要分管科研校领导审批,超过50万元(含50万元)的需要再经分管财务校领导审批,超过100万元(含100万元)的需要再经校长审批,财务处凭单(票)办理业务。

6.科研差旅费报销:使用纵、横向科研经费出差所发生的住宿费、交通费按以下规定报销:关于印发《桂林电子科技大学差旅费管理办法》的通知(桂电〔2014〕66号)和关于印发《桂林电子科技大学差旅费管理办法补充规定》(桂电财〔2015〕27号)规定。原则上不允许自驾车出行,使用科研课题经费自驾车出差,所发生的费用应不超出同程汽车(火车)往返费用,超出部分自行负担,报销时必须提供《桂林电子科技大学出差审批单》及相关的过路过桥费票据。

7.研究生使用纵、横向科研经费出差,经项目负责人签字同意,可以乘坐除飞机之外的交通工具,标准参照其他人员规定;伙食补助费每人每天40元,交通补助费每人每天20元。

8.凡是用科研经费购买计算机、打印机、照相机、冰箱等设备,应执行国有资产管理处固定资产采购管理相关规定。

9.在办理科研经费外拨时,必须由所在单位审核同意后报科技处审批。

四、结算方式及注意事项

(一)公务卡结算

1.根据《桂林电子科技大学公务卡管理暂行办法》(桂电财[2010]3号)的规定,凡列入公务卡结算目录[《关于实行自治区本级公务卡强制结算目录的通知》(桂财库〔2011〕34号)]范围的公务支出项目,应在其授信额度内,使用公务卡结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式结算,也可使用公务卡结算。

2.公务卡业务报销时,须取得消费发票等财务报销凭证和持卡人消费签名的消费交易凭条(刷卡POS机打印的小票),交易凭条还须提供复印件。无法取得消费交易凭条的,须提供打印的公务卡交易清单,并标注出需要报销的交易明细。

3.使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须在发卡行规定的免息还款期内报销。因个人报销不及时造成的罚息,滞纳金等相关费用,由持卡人承担。财务处处理公务卡报销业务需3-5个工作日,请报销人尽早到财务处办理,以免错过还款日期。

(二)转账结算

1.转账结算在“网报系统”中直接填写转账金额、对方单位账户、账号及具体开户支行,和相关票据材料等一起作为报销凭证。

2.发放给个人(包括本校在职职工、长短聘临时工、离退休人员、在校学生、外单位专家等)的工资、劳务、补贴、课酬、奖助学金等须通过个人银行账户发放。

3.凡是校内单位之间办理的各项经济业务,实行内部转账结算,不得支付现金。

(三)现金结算

1.不能使用公务卡、转账方式结算的出租车费、过桥过路费、手机话费、学生零星采购物资、零星文印费、学生差旅费支出可通过现金结算。

2.除上述情况外,因特殊情况确实不能使用公务卡结算的,须提供由经办人单位领导签字、单位盖章的《现金支付情况说明书》,经财务处领导审批后方可报销。

五、暂付款支付及管理

1.实行公务卡后原则上不再办理现金借款,特殊情况确需办理现金借款,需说明借款事由并提供相关材料,经财务处领导审核后方可办理。

2.借款人须为在职职工,借款时需填写《桂林电子科技大学借款单》(一式两联套写),注明经费开支渠道,借款单上如实填写姓名等信息,并按相关财务制度规定办理审批手续。借款手续必须由借款人自行办理,不得代办。

3.教职工调离、退休、离职前须到财务处结清借款,短期无法结清由接管人重新办理借款手续。

4.借款管理遵循“预算控制、专款专用、一借一清、前款不清、后款不借”原则。各类借款原则上一个月内应当办理报销冲账核销手续。

本规定从发文之日起执行,未尽事宜由学校财务处负责解释。

                                         2017年7月

 

桂林电子科技大学财务处 电话:2291164 传真:2290458 邮编:541004


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